4 Tanda Sudah Waktunya Untuk Mempertimbangkan Mengubah Perangkat Lunak Akuntansi Anda Menjadi Perangkat Lunak ERP

Ketika Anda pertama kali mendirikan usaha kecil menengah (UKM), Anda mungkin memperoleh perangkat lunak akuntansi dasar seperti QuickBooks atau Xero untuk mengelola proses keuangan bisnis Anda.

Perangkat lunak akuntansi seperti ini mungkin cocok untuk UKM Anda pada hari-hari awal, ketika anggaran menjadi perhatian dan bisnis Anda tidak beroperasi pada skala di luar kapasitas bisnis Anda untuk menangani.

Namun, Anda mungkin telah memperhatikan beberapa gejala inefisiensi dalam proses bisnis Anda karena operasi UKM Anda terus tumbuh.

Gejala-gejala ini menunjukkan bahwa bisnis Anda telah melampaui perangkat lunak akuntansinya, dan sudah waktunya untuk mempertimbangkan untuk beralih ke perangkat lunak ERP.

Mari kita lihat beberapa gejala yang paling umum, dan mengapa mengubah dari perangkat lunak akuntansi Anda ke perangkat lunak ERP adalah solusi untuk mereka.

1. Proses Manual yang Tidak Efisien mempengaruhi manajemen keuangan Anda

Membuat lebih banyak penjualan dan menghasilkan lebih banyak keuntungan selalu menjadi alasan untuk perayaan bagi UKM Anda.

Namun, Anda mungkin telah memperhatikan bahwa seiring pertumbuhan bisnis Anda, anda harus menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga kerja pada entri data manual yang diperlukan untuk menjaga catatan keuangan dalam perangkat lunak akuntansi Anda tetap up to date.

Anda mungkin telah mencoba memecahkan masalah ini dengan memperluas fungsi akuntansi dalam bisnis Anda untuk mengelola beban kerja yang berkembang, tetapi ini adalah cara yang mahal dan memakan waktu untuk mencoba dan menyelesaikan masalah.

Selain itu, memiliki lebih banyak orang yang bekerja pada keuangan bisnis Anda mengarah ke lebih banyak potensi kesalahan dalam pembukuan Anda karena input pengguna yang salah. Hal ini dapat membuat penutupan akhir bulan Anda lebih sulit daripada yang seharusnya.

Alasan untuk ini adalah bahwa sementara perangkat lunak akuntansi menyediakan fungsi manajemen keuangan dasar, mereka biasanya tidak datang dengan fitur terkait keuangan lainnya seperti faktur.

Ini berarti bisnis Anda mungkin menggunakan solusi terpisah untuk memberikan kemampuan yang tidak dimiliki perangkat lunak akuntansi Anda, dan karena tidak terintegrasi satu sama lain, sistem Anda tidak dapat secara otomatis berbagi data bisnis antara satu sama lain.

Oleh karena itu, staf Anda akhirnya harus melakukan entri data manual untuk mentransfer informasi dari satu sistem ke sistem lainnya, memperlambat proses penutupan bulanan UKM Anda.

Dengan perangkat lunak ERP, Anda dapat menyatukan semua proses keuangan bisnis Anda, dan membuat satu sumber kebenaran yang secara otomatis merekonsiliasi data Anda di semua sistem Anda yang terintegrasi dengannya.

Ini membantu Anda melakukan penutupan akhir bulan jauh lebih cepat dan akurat, dengan risiko kesalahan manusia yang jauh lebih rendah.

2. Kesulitan Dalam Menghasilkan Laporan Untuk Wawasan Bisnis

Faktor kunci lain yang menentukan keberhasilan jangka panjang UKM Anda adalah visibilitas yang Anda miliki ke dalam proses keuangan saat ini.

Perangkat lunak akuntansi dasar Anda biasanya cukup untuk memberi Anda visibilitas ketika bisnis Anda baru didirikan, ketika volume penjualan Anda masih rendah dan semua operasi bisnis Anda berbasis di satu lokasi.

Namun, jika bisnis Anda tumbuh dengan cara apa pun – seperti mendirikan kantor cabang, menghubungkan beberapa jenis dan jumlah perangkat seluler untuk memungkinkan tenaga kerja Anda bekerja dari jarak jauh, atau hanya mencapai volume penjualan per bulan yang lebih tinggi – itu juga akan menghasilkan lebih banyak data keuangan real-time daripada sebelumnya.

Perangkat lunak akuntansi Anda tidak akan berguna dalam membantu Anda memahami semua data itu, karena hanya dapat menghasilkan laporan yang memberi tahu Anda keadaan keuangan bisnis Anda saat ini, tetapi bukan faktor apa yang berkontribusi terhadapnya.

Untuk mendapatkan wawasan tersebut, fungsi akuntansi Anda harus secara manual referensi silang laporan dari perangkat lunak akuntansi Anda dengan data dari bagian lain dari bisnis Anda; sekali lagi, proses yang memakan waktu dan kurang akurat.

Untuk mengatasi rintangan ini, Anda memerlukan perangkat lunak ERP yang dilengkapi dengan dasbor intelijen bisnis (BI), seperti Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Dengan dasbor BI ini, Anda akan mendapatkan pelaporan dan analitik real-time yang akan menghasilkan wawasan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang membuat bisnis Anda lebih sukses dari sebelumnya.

3. Kurangnya Data Real-time Untuk Peramalan Dan Penganggaran

Jika UKM Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi dasar, perangkat lunak tidak dapat memberikan semua data yang Anda butuhkan untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bisnis Anda, karena terbatas pada data keuangan bisnis Anda.

Dan untuk mendapatkan gambaran lengkap yang Anda butuhkan untuk membuat perkiraan dan anggaran yang akurat untuk mereka sesuai, Anda perlu mengkonsolidasikan data dari setiap bagian bisnis Anda, seperti penjualan dan inventaris Anda, secara real-time.

Hal ini sangat penting dalam lingkungan bisnis modern, di mana kemampuan bisnis Anda untuk menanggapi perkembangan secara real time adalah kunci keberhasilan.

Anda dapat mencapai ini dengan mengubah perangkat lunak akuntansi Anda untuk perangkat lunak ERP, karena yang terakhir memiliki kemampuan untuk mengkonsolidasikan beberapa sumber data untuk menyajikan satu sumber kebenaran.

Ini berarti menyatukan semua titik data Anda dari seluruh bisnis Anda menjadi satu sumber data yang akurat dan terkini secara real-time, memastikan bahwa Anda akan selalu memiliki data yang tepat untuk membuat perkiraan dan anggaran yang akurat untuk mereka sesuai dengan itu.

4. Ketergantungan Pada Spreadsheet Untuk Manajemen Inventaris

Manajemen keuangan adalah salah satu proses yang lebih penting bagi UKM Anda, tetapi ini bukan satu-satunya proses yang perlu dikelola dengan baik.

Manajemen inventaris adalah area lain yang harus ditangani oleh banyak bisnis seperti Anda, untuk menghindari understocking atau overstocking produk, dan bahwa barang yang diinginkan dapat ditemukan di gudang Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Dan perangkat lunak akuntansi tidak memiliki fungsi apa pun untuk manajemen inventaris, yang berarti UKM seperti milik Anda sering menggunakan spreadsheet untuk mengelola inventaris Anda.

Anda mungkin pernah mengalami beberapa perangkap entri data manual yang sama ketika datang untuk mengelola inventaris. Ini termasuk kurangnya akses ke data inventaris real-time - baik untuk kebutuhan internal dan untuk memberikan informasi itu kepada pelanggan Anda sesuai permintaan - serta pandangan yang tersebar dari inventaris di gudang Anda.

Perangkat lunak ERP seperti SAP Business One memang dilengkapi dengan modul manajemen inventaris yang kuat. Oleh karena itu, perdagangan dalam perangkat lunak akuntansi dasar Anda untuk perangkat lunak ERP memberi Anda satu platform dari mana Anda dapat mengelola keuangan dan persediaan bisnis Anda.

Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengelola proses di mana manajemen keuangan dan persediaan berpotongan - seperti mengelola hutang dan piutang (AP / AR) dari memenuhi pesanan pelanggan dari inventaris Anda - dan memprediksi permintaan untuk produk Anda sehingga Anda dapat mempertahankan tingkat stok yang optimal untuk produk Anda.

Saatnya Mengubah Perangkat Lunak Akuntansi Anda Untuk Perangkat Lunak ERP

Ketika UKM Anda telah berkembang ke titik di mana ia mengalami inefisiensi dalam beberapa proses bisnis, itu adalah tanda bahwa perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan tidak lagi sesuai dengan tugas mengelola bisnis Anda.

Itu karena perangkat lunak akuntansi hanya menawarkan kemampuan manajemen keuangan, dan tidak memiliki fitur dan fungsi untuk membantu Anda mengelola bagian lain dari bisnis Anda.

Dan bahkan jika Anda memiliki solusi perangkat lunak lain untuk membantu Anda mengelola aspek-aspek lain seperti penjualan dan inventaris Anda, sistem ini tidak terintegrasi dan dengan demikian tidak berbagi data bisnis antara satu sama lain.

Hal ini membuat sulit untuk mendapatkan gambaran lengkap dari bisnis Anda, dan dengan demikian untuk menghasilkan wawasan yang dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang tepat untuk sukses.

Jika Anda mengalami kesulitan-kesulitan ini dalam mengelola UKM Anda, ini berarti sudah waktunya untuk mengubah perangkat lunak akuntansi Anda demi perangkat lunak ERP, yang akan menyatukan data dari seluruh bisnis Anda dan memberi Anda satu sumber kebenaran yang Anda butuhkan.

Jika Anda ingin tahu apa langkah pertama yang harus diambil ketika mengganti perangkat lunak akuntansi Anda dengan solusi ERP, klik pada tautan di bawah ini untuk menemukan panduan kami untuk melakukannya.

Mini ERP :
https://pipesys.id/

SAP Business One :
https://sapbandung.com/sap-business-one