4 Tanda Sudah Waktunya Untuk Mempertimbangkan Mengubah Perangkat Lunak Akuntansi Anda Menjadi Perangkat Lunak ERP
Ketika Anda pertama
kali mendirikan usaha kecil menengah (UKM), Anda mungkin memperoleh perangkat
lunak akuntansi dasar seperti QuickBooks atau Xero untuk mengelola proses
keuangan bisnis Anda.
Perangkat lunak
akuntansi seperti ini mungkin cocok untuk UKM Anda pada hari-hari awal, ketika
anggaran menjadi perhatian dan bisnis Anda tidak beroperasi pada skala di luar
kapasitas bisnis Anda untuk menangani.
Namun, Anda mungkin
telah memperhatikan beberapa gejala inefisiensi dalam proses bisnis Anda karena
operasi UKM Anda terus tumbuh.
Gejala-gejala ini
menunjukkan bahwa bisnis Anda telah melampaui perangkat lunak akuntansinya, dan
sudah waktunya untuk mempertimbangkan untuk beralih ke perangkat lunak ERP.
Mari kita lihat beberapa gejala yang paling umum, dan mengapa mengubah dari perangkat lunak akuntansi Anda ke perangkat lunak ERP adalah solusi untuk mereka.
1. Proses Manual yang
Tidak Efisien mempengaruhi manajemen keuangan Anda
Membuat lebih banyak penjualan dan
menghasilkan lebih banyak keuntungan selalu menjadi alasan untuk perayaan bagi
UKM Anda.
Namun, Anda mungkin
telah memperhatikan bahwa seiring pertumbuhan bisnis Anda, anda harus
menghabiskan lebih banyak waktu dan tenaga kerja pada entri data manual yang
diperlukan untuk menjaga catatan keuangan dalam perangkat lunak akuntansi Anda
tetap up to date.
Anda mungkin telah
mencoba memecahkan masalah ini dengan memperluas fungsi akuntansi dalam bisnis
Anda untuk mengelola beban kerja yang berkembang, tetapi ini adalah cara yang
mahal dan memakan waktu untuk mencoba dan menyelesaikan masalah.
Selain itu, memiliki
lebih banyak orang yang bekerja pada keuangan bisnis Anda mengarah ke lebih
banyak potensi kesalahan dalam pembukuan Anda karena input pengguna yang salah.
Hal ini dapat membuat penutupan akhir bulan Anda lebih sulit daripada yang seharusnya.
Alasan untuk ini adalah
bahwa sementara perangkat lunak akuntansi menyediakan fungsi manajemen keuangan
dasar, mereka biasanya tidak datang dengan fitur terkait keuangan lainnya
seperti faktur.
Ini berarti bisnis Anda
mungkin menggunakan solusi terpisah untuk memberikan kemampuan yang tidak
dimiliki perangkat lunak akuntansi Anda, dan karena tidak terintegrasi satu
sama lain, sistem Anda tidak dapat secara otomatis berbagi data bisnis antara
satu sama lain.
Oleh karena itu, staf
Anda akhirnya harus melakukan entri data manual untuk mentransfer informasi
dari satu sistem ke sistem lainnya, memperlambat proses penutupan bulanan UKM
Anda.
Dengan perangkat lunak
ERP, Anda dapat menyatukan semua proses keuangan bisnis Anda, dan membuat satu
sumber kebenaran yang secara otomatis merekonsiliasi data Anda di semua sistem
Anda yang terintegrasi dengannya.
Ini membantu Anda
melakukan penutupan akhir bulan jauh lebih cepat dan akurat, dengan risiko
kesalahan manusia yang jauh lebih rendah.
2. Kesulitan Dalam Menghasilkan
Laporan Untuk Wawasan Bisnis
Faktor kunci lain yang menentukan
keberhasilan jangka panjang UKM Anda adalah visibilitas yang Anda miliki ke
dalam proses keuangan saat ini.
Perangkat lunak
akuntansi dasar Anda biasanya cukup untuk memberi Anda visibilitas ketika
bisnis Anda baru didirikan, ketika volume penjualan Anda masih rendah dan semua
operasi bisnis Anda berbasis di satu lokasi.
Namun, jika bisnis Anda
tumbuh dengan cara apa pun – seperti mendirikan kantor cabang, menghubungkan
beberapa jenis dan jumlah perangkat seluler untuk memungkinkan tenaga kerja
Anda bekerja dari jarak jauh, atau hanya mencapai volume penjualan per bulan yang
lebih tinggi – itu juga akan menghasilkan lebih banyak data keuangan real-time
daripada sebelumnya.
Perangkat lunak
akuntansi Anda tidak akan berguna dalam membantu Anda memahami semua data itu,
karena hanya dapat menghasilkan laporan yang memberi tahu Anda keadaan keuangan
bisnis Anda saat ini, tetapi bukan faktor apa yang berkontribusi terhadapnya.
Untuk mendapatkan
wawasan tersebut, fungsi akuntansi Anda harus secara manual referensi silang
laporan dari perangkat lunak akuntansi Anda dengan data dari bagian lain dari
bisnis Anda; sekali lagi, proses yang memakan waktu dan kurang akurat.
Untuk mengatasi
rintangan ini, Anda memerlukan perangkat lunak ERP yang dilengkapi dengan
dasbor intelijen bisnis (BI), seperti Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Dengan dasbor BI ini,
Anda akan mendapatkan pelaporan dan analitik real-time yang akan menghasilkan
wawasan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang
membuat bisnis Anda lebih sukses dari sebelumnya.
3. Kurangnya Data
Real-time Untuk Peramalan Dan Penganggaran
Jika UKM Anda menggunakan perangkat
lunak akuntansi dasar, perangkat lunak tidak dapat memberikan semua data yang
Anda butuhkan untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bisnis Anda, karena
terbatas pada data keuangan bisnis Anda.
Dan untuk mendapatkan
gambaran lengkap yang Anda butuhkan untuk membuat perkiraan dan anggaran yang
akurat untuk mereka sesuai, Anda perlu mengkonsolidasikan data dari setiap
bagian bisnis Anda, seperti penjualan dan inventaris Anda, secara real-time.
Hal ini sangat penting
dalam lingkungan bisnis modern, di mana kemampuan bisnis Anda untuk menanggapi
perkembangan secara real time adalah kunci keberhasilan.
Anda dapat mencapai ini
dengan mengubah perangkat lunak akuntansi Anda untuk perangkat lunak ERP,
karena yang terakhir memiliki kemampuan untuk mengkonsolidasikan beberapa
sumber data untuk menyajikan satu sumber kebenaran.
Ini berarti menyatukan
semua titik data Anda dari seluruh bisnis Anda menjadi satu sumber data yang
akurat dan terkini secara real-time, memastikan bahwa Anda akan selalu memiliki
data yang tepat untuk membuat perkiraan dan anggaran yang akurat untuk mereka
sesuai dengan itu.
4. Ketergantungan Pada
Spreadsheet Untuk Manajemen Inventaris
Manajemen keuangan adalah salah
satu proses yang lebih penting bagi UKM Anda, tetapi ini bukan satu-satunya
proses yang perlu dikelola dengan baik.
Manajemen inventaris
adalah area lain yang harus ditangani oleh banyak bisnis seperti Anda, untuk
menghindari understocking atau overstocking produk, dan bahwa barang yang
diinginkan dapat ditemukan di gudang Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Dan perangkat lunak
akuntansi tidak memiliki fungsi apa pun untuk manajemen inventaris, yang
berarti UKM seperti milik Anda sering menggunakan spreadsheet untuk mengelola
inventaris Anda.
Anda mungkin pernah
mengalami beberapa perangkap entri data manual yang sama ketika datang untuk
mengelola inventaris. Ini termasuk kurangnya akses ke data inventaris real-time
- baik untuk kebutuhan internal dan untuk memberikan informasi itu kepada
pelanggan Anda sesuai permintaan - serta pandangan yang tersebar dari inventaris
di gudang Anda.
Perangkat lunak ERP
seperti SAP Business One memang dilengkapi dengan modul manajemen inventaris
yang kuat. Oleh karena itu, perdagangan dalam perangkat lunak akuntansi dasar
Anda untuk perangkat lunak ERP memberi Anda satu platform dari mana Anda dapat
mengelola keuangan dan persediaan bisnis Anda.
Hal ini juga
memungkinkan Anda untuk mengelola proses di mana manajemen keuangan dan
persediaan berpotongan - seperti mengelola hutang dan piutang (AP / AR) dari
memenuhi pesanan pelanggan dari inventaris Anda - dan memprediksi permintaan
untuk produk Anda sehingga Anda dapat mempertahankan tingkat stok yang optimal
untuk produk Anda.
Saatnya Mengubah
Perangkat Lunak Akuntansi Anda Untuk Perangkat Lunak ERP
Ketika UKM Anda telah
berkembang ke titik di mana ia mengalami inefisiensi dalam beberapa proses
bisnis, itu adalah tanda bahwa perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan
tidak lagi sesuai dengan tugas mengelola bisnis Anda.
Itu karena perangkat
lunak akuntansi hanya menawarkan kemampuan manajemen keuangan, dan tidak
memiliki fitur dan fungsi untuk membantu Anda mengelola bagian lain dari bisnis
Anda.
Dan bahkan jika Anda
memiliki solusi perangkat lunak lain untuk membantu Anda mengelola aspek-aspek
lain seperti penjualan dan inventaris Anda, sistem ini tidak terintegrasi dan
dengan demikian tidak berbagi data bisnis antara satu sama lain.
Hal ini membuat sulit
untuk mendapatkan gambaran lengkap dari bisnis Anda, dan dengan demikian untuk
menghasilkan wawasan yang dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang
tepat untuk sukses.
Jika Anda mengalami
kesulitan-kesulitan ini dalam mengelola UKM Anda, ini berarti sudah waktunya
untuk mengubah perangkat lunak akuntansi Anda demi perangkat lunak ERP, yang
akan menyatukan data dari seluruh bisnis Anda dan memberi Anda satu sumber
kebenaran yang Anda butuhkan.
Jika Anda ingin tahu apa langkah pertama yang harus diambil ketika mengganti perangkat lunak akuntansi Anda dengan solusi ERP, klik pada tautan di bawah ini untuk menemukan panduan kami untuk melakukannya.
Mini ERP :
https://pipesys.id/
SAP Business One :
https://sapbandung.com/sap-business-one