Bagaimana Proses Implementasi Sistem ERP yang Baik ?

Dalam melakukan implementasi ERP, banyak hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Implementasi ERP merupakan investasi jangka panjang dan pastikan ERP yang diimplementasi mampu mendukung kebutuhan serta vendor sanggup mendukung perubahan bisnis perusahaan. Maka dari itu diperlukan suatu persiapan yang baik sebelum mengimplmentasikan sistem ERP, berikut ini akan dibahas beberapa komponen penting yang harus dipersiapkan dalam implementasi ERP antara lain :

1.SOP (Standard Operating Procedure)

SOP (Standard Operating Procedure) jika diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah susunan pekerjaan yang standard. Secara istilah SOP dimaksudkan sebagai adalah Sistem yang berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Fungsi dan tujuannya disusun adalah untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. SOP akan memberi arah bagi staf perusahaan dalan menjalankan pekerjaannya. Dengan memiliki SOP, semua data yang diinput akan tercatat dengan benar dan menjadi informasi yang berguna untuk proses selanjutnya, SOP juga berguna sebagai evaluasi dan analisa management perusahaan dalam pengambilan keputusan.

2.IT System

Software, Hardware, dan Infrastruktur harus disiapkan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan datang, karena tanpa didukung IT System yang baik dan benar, software ERP yang kita implementasikan tidak akan berfungsi dengan maksimal. Dengan memiliki IT System yang baik, sesuai dan benar, maka kita sudah menyiapkan masa depan untuk system terintegrasi kita yang dapat menunjang pekerjaan dan pertumbuhan perusahaan sesuai dengan target perusahaan 10 atau 20 tahun ke depan.

3.Sumberdaya Manusia/User

Mempersiapkan sumberdaya yang memadai tentu menjadi hal penting dalam implementasi SAP selain 2 hal yang sudah dijelaskan diatas yaitu IT System dan SOP (Standard Operating Procedure), tanpa adanya sumberdaya manusia yang kompeten tentu membuat suatu implementasi system sulit untuk dijalankan. maka langkah selanjutnya yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem ERP adalah melakukan training kepada tim proyek. Setelah melakukan Training, penting adanya pengujian kompetensi user dalam bentuk soal-soal pertanyaan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sistem baru dan SOP baru. Dengan demikian kita dapat mengetahui kesiapan pengguna dengan lebih baik, sehigga mudah dalam mengukur tingkat kompetensi dan kesiapan user.

4.Data

Persiapan data untuk perpindahan ke sistem baru sering menjadi salah satu kendala yang fatal dalam implementasi sistem baru. Biasanya pada saat pergantian sistem, pengguna juga memiliki harapan untuk memperbaiki kualitas datanya, atau menambahkan informasi tertentu untuk kebutuhan pelaporan mereka. Data yang diinput dengan benar adalah modal utama kita, karena apa yang kita input akan mempengaruhi output. Jangan sampai terjadi “garbage in, garbage out.”

Hal-hal di atas merupakan komponen penting yang harus di persiapkan dalam implementasi ERP. Hal tersebut karena berpengaruh pada kesuksesan implementasi.